Onderhoudsplan

onderhoudsplan-avbIn een gemeente in het oosten van het land werd door een landelijk opererende aannemer, in samenwerking met een grote internationale aannemer, een spraakmakend project gerealiseerd voor 2 opdrachtgevers; de betreffende gemeente zelf en een stichting voor studentenhuisvesting.

De gemeente was opdrachtgever van een poppodium en een openbare fietsenstalling, terwijl de studentenhuisvesting de opdrachtgever was van 347 wooneenheden.

Gezien de complexheid en de verwevenheid van de 3 specifieke gebruikers, in combinatie met de belangen van de 2 opdrachtgevers, was het van groot belang dat hier goede afspraken gemaakt werden omtrent verplichtingen en verantwoordelijkheden. Dit alles met het oog op de onderlinge onderhoudsverantwoordelijkheden.

onderhoudsplan2avbOm in een dergelijke complexiteit goed van start te gaan was het zaak om overeenstemming te krijgen over de demarcatie, immers drie verschillende gebruikers vergen ook 3 separate onderhoudsplannen. Hiervoor werden alle plattegronden, minutieus, 1 voor 1 bekeken. In onderling overleg werd bepaald tot wiens breukdeel de betreffende ruimten behoorden. Tevens werd bepaald wie verantwoordelijk was voor “grensgebieden”. Onder grensgebieden werd verstaan; de scheidende wanden, plafonds, etc. tussen 2 verschillende gebruikers. Middels kleuren werden de afspraken simpelweg op de platte gronden aangegeven waardoor het voor iedereen duidelijk was waar de gemaakte onderhoudsafspraken op gebaseerd waren.

Overkoepelend aan de demarcatie diende vastgelegd te worden wat de dienstverlenende partij (de aannemer) en de dienstnemende partij (de gebruikers) van elkaar verwachtten. Hiervoor werd een SLA (Service Level Agreement) opgesteld. Hierin stonden ondermeer omschreven:

  • Het verlangde onderhoudsniveau
  • Omschrijving dienstverlening
  • Communicatie
  • Service Levels

onderhoudsplan-sla-avbDe SLA samen met de demarcatietekeningen vormden een uitstekende basis om de 3 verschillende onderhoudsplannen op te stellen. Door de heldere afspraken was er geen verschil van inzicht meer omtrent tot wiens breukdeel welk onderhoud zou behoren. De MJOP’s konden specifiek per gebruiker uitgewerkt worden.

 

 

 

 

 

onderhousplan-4avbIn de uitwerking van het MJOP werd al snel duidelijk dat er bepaalde elementen in het pand aanwezig waren welke voor de specifieke gebruiker essentieel zouden zijn. Zo waren er bij het poppodium een aantal essentiële elementen welke een enorme impact zouden hebben indien deze zouden uitvallen. Eén van deze elementen was de “vrachtwagenheffer”. Deze moest te allen tijde in staat zijn om de vrachtwagens, meereizend met de artiesten, te keren. Een ander element was de luchtbehandeling, immers een concert af moeten zeggen omdat de gezondheid van het publiek in gevaar zou komen, omdat de luchtbehandeling niet naar behoren functioneerde, zou een enorme (claim) kostenpost tot gevolg hebben.

onderhoudsplan-5avbHiervoor is een zogenaamde “risicomatrix” ontwikkeld. Hierin worden de belangrijkste risico’s benoemd waarna zij vervolgens een weging krijgen van de “kans” die aanwezig is dat het betreffende risico ook daadwerkelijk zal leiden tot uitval. Vervolgens is er een weging gemaakt op de “impact” welke het betreffend risico zou hebben op de bedrijfsvoering van de gebruiker. Het resultaat van kans x impact gaf aan wat de te nemen maatregelen waren. Het spreekt voor zich dat deze wegingen ieder jaar opnieuw gedaan dienen te worden. Niet correct uitgevoerd en doorgeschoven onderhoud kunnen een verhoogde wegingsfactor in de categorie “kans” tot gevolg hebben.